Alvina Zuyyina Fuady 

C1C014115

TUGAS KE 6 

Electronic Commerce Systems

Saya akan membahas bagaimana sistem belanja online (E-Commerce System) pada situs belanja Tokopedia. Berikut penjelasannya.

Tokopedia merupakan salah satu situs online yang membantu usaha online kecil dan para pembeli untuk memudahkan transaksi penjualan secara online. Tokopedia berperan sebagai perantara diantara penjual dan pembeli secara online, Penjual memasarkan atau mengupload barang yang mereka jual atau pasarkan di Tokopedia, lalu barang-barang tersebut dapat dilihat oleh para calon pembeli. Tokopedia dapat digunakan semua orang secara gratis. 

Teknik Marketing Tokopedia:

Tokopedia menerapkan  directory toko yang diurutkan berdasarkan volume penjualan. Pada halaman depan ditampilkan produk-produk yang ada, dan dapat mencari jenis produk dengan menggunakan pencarian. Dengen mengetik pada halaman utama nantinya akan muncul barang yang dikehendaki. 

Ada berapa cara yang ditempuh dalam berbelanja di Tokopedia :

1. Buka web online Tokopedia di https://www.tokopedia.com/

2. Jika belum mempunyai ID, harus terlebih dahulu mendaftar klik daftar dan isi semua identitas yang diperlukan. Setelah itu akan ada pemberitahuan aktivitasi tokopedia melalui email anda. 

Setelah melakukan verifikasi akan muncul tampilan seperti di bawah ini

3. Setelah memiliki akun di Tokopedia anda, akan ada tampilan gambar seperti ini. Setelah itu cari barang yang anda cari dengan mengklik kategori dan isi.

Setelah itu cari barang yang anda butuhkan dengan mengklik kategori dan isi kategori yang dikehendaki.

4. Setelah memilih barang yang dikehendaki akan muncul tampilan seperti ini. 

Setelah memilih barang akan ada banyak informasi mengenai klasifikasi barang yang anda pilih. Seperti harga, informasi produk seperti bahan, warna, review tentang kualitas barang, berapa harga barang yang dijual. Kemudian juga ada diskusi produk yang memungkinkan pembeli berkomunikasi langsung dengan penjual untuk menanyakan barang tersebut. Lalu jika sudah cocok semua sesuai keinginan klik beli.

5.Setelah memencet beli akan muncul tampilan seperti berikut :

 Lanjutan tampilan diatas

6. Lalu anda diharuskan untuk memilih pembayaran .

setelah memilih pembayatan anda diharuskan untuk memeriksa kembali produk yang anda beli apakah benar atau tidak produk tersebut yang akan anda beli.

7. Lalu, anda diharuskan untuk melakukan pembayaran dalam jangka waktu 2 hari setelah pemesanan. Jika tidak pemesanan akan dibatalkan secara otomatis.

Jadi tahapan-tahapan dalam melakukan pembelian di tokopedia adalah yang pertama anda cari barang yang diinginkan, lalu masukkan ke kerangjang belanja, cek pemesanan dan lakukan pembayaran, anda terlebih dahulu menunggu konfirmasi dari penjual, kemudian teliti dan pantau status barang, dan tahap terakhir konfirmasi pemesanan barang anda. 

Keamanan Tokopedia :

Jadi dalam melakukan proses transaksi dalam situs online tokopedia, dari setiap proses  transaksi antara penjual dan pembeli lebih aman karena setiap proses mengharuskan penjual dan pembelinya untuk melakukan konfirmasi, mulai dari konfirmasi pembayaran, konfirmasi pengiriman hingga konfirmasi bahwa barang telah diterima. Tokopedia juga memiliki standar sistem pembayaran sendiri sehingga tidak akan merugikan seller maupun buyer dengan cara validasi pembayaran dari buyer yang telah mentransfer pembayaran ke rekening ‘tokopedia.com’ , setelah itu ‘tokopedia.com’ akan memberitahu seller. Selain itu baik seller dan buyer dapat melacak pengiriman produk yang telah dibeli dengan menggunakan database yang dimiliki jasa logistik yang digunakan dalam website ‘tokopedia.com’

Sumber : Tokopedia

Alvina Zuyyina Fuady 
CIC014115
TUGAS SIA 5

KLASIFIKASI PELAPORAN KEUANGAN DAN PELAPORAN MANAJEMEN DALAM ANNUAL REPORT PT.POLYCHEM INDONESIA Tbk

1. Pelaporan Keuangan

a.Laporan Posisi Keuangan 

b. Laporan Laba Rugi

c. Laporan Perubahan Ekuitas

d. Laporan Arus Kas

2.Pelaporan Manajamen

a. Struktur Organisasi 

b. Ikhtisar Saham 

c. Laporan Mengenai Sumber Daya Manusia

d. Tinjauan Operasional 

Sumber : Annual Report PT. Polychem Indonesia Tbk 2014

www.polychemindo.com

SKEMA FRAUD

Kali ini saya akan menulis 3 pembahasan yang berkaitan dengan SIA (Sistem Informasi Akuntansi). Saya akan membahas Fraud Tree atau Skema Fraud kemudian apa saja komponen yang terdapat dalam Pengendalian Internal dan penjelasan mengenai COSO. Serta penjelasan mengenai pengendalian umum dan pengendalian aplikasi yang berkaitan dengan TI.

      1.      FRAUD TREE/SKEMA FRAUD

   Skema fraud terbagi menjadi beberapa kategori yaitu laporan yang menyimpan, korupsi, dan penyalahgunaan aktiva. Yang pertama untuk laporan yang menyimpan, laporan yang menyimpan masuk ke dalam salah satu tindakan fraud. Maksudnya adalah dengan memalsukan atau menutupi jumlah kewajiban yang sebenarnya, misal dengan memperkecil jumlah kewajiban dari yang seharusnya, hal  Ini termasuk tindakan fraud karena kecurangan ini menyebabkan suatu perusahaan mengalami keuntungan.

Yang kedua adalah Korupsi, korupsi merupakan tindakan menyimpang yang dilakukan oleh seseorang untuk membuat dirinya untung atau untuk memperkaya dirinya sendiri dengan tindakan yang tidak benar/menyimpang/kecurangan.  Korupsi yang terjadi biasanya penyuapan, persenal ilegal, konflik kepentingan, dam pemerasan ekonomi.

Penyuapan merupakan tindakan permohonan, permintaan, atau penawaran untuk memperngaruhi seseorang agar dia mau memenuhi atau mengabulkan kebutuhan maupun permintaan orang lain. Misalnya dalam suatu organisasi atau perusahaan ada pelamar kerja yang memberikan penawaran atau permohonan kepada pihak HRD atau pihak yang berwenang penerima kerja agar menerimanya dalam perusahaan tersebut dengan cara maupun negoisasi yang disepakati dapat berupa uang atau apapun.

 Kemudian persenal ilegal, ini juga tindakan yang mirip dengan penyuapan, namun bedanya persenal ilegal ini dilakukan pada saat setelah kejadian terjadi. Contohnya misalkan dalam suatu perusahaan tentunya ada audit eksternal yang melakukan pengendalian atau pengecekan laporan perusahaan, kemudian setelah di audit ternyata pihak audit eksternal menyatakan bahwa laporan tersebut tidak ada yang salah, namun ketika melakukan recek pihak audit eksternal menyadari jika ada kesalahan. Tapi perusahaan berusaha memberikan penawaran, permintaan atau permohonan ke pihak audit eksternal untuk tidak mengatakan bahwa laporan keuangan perusahaan itu salah, karena laporan yang salah itu menguntungkan pihak perusahaan, ini merupakan tindakan persenan ilegal.

 Kemudian tindakan konflik kepentingan, tindakan ini dilakukan untuk mengedepankan kepentingan diri sendiri atau mencari keuntungan atas kerugian pihak lain. Contohnya dalam pembangunan suatu perusahaan kontraktor mengajukan rincian bahan material yang diperlukan untuk membangun kantor tersebut, dan kontraktor bekerja sama dengan pihak bendahara dalam pembelanjaan bahan material ini. Dana tersebut tidak sepenuhnya digunakan untuk membeli bahan material bangunan yang semula diajukan, mereka bekerja sama dalam menikmati uang yang mereka sisihkan, hal ini termasuk tindakan konflik kepentingan.

 Kemudian yang terakhir adalah pemerasan ekonomi, merupakan tindakan pemerasan, pemaksaan , atau ancaman yang dilakukan untuk memperoleh keuntungan. Contohnya, suatu perusahaan memiliki kesalahan yang ditutup tutupi misalkan pengolahan suatu produk yang tidak memenuhi Standar kesehatan nasional. Pihak pengecekan kesehatan produksi pabrik, mengetahu hal tersebut. Nah pihak kesehatan meminta sejumlah uang untuk mencegah terjadinya penyebaran isu tentang tidak sehatnya mengenai produk perusahaan tersebut.

            Yang terakhir adalah kategori fraud yaitu penyalahgunaan aktiva,penyalahgunaan aktiva dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti melakukan pembebanan ke akun biaya, melakukan tindakan penggelapan (lapping), fraud transaksi, dan skema fraud komputer. 4 hal ini termasuk kedalam penyalahgunaan aktiva. Dalam melakukan penyalahgunaan aktiva lebih mudah dilakukan pada transaksi-transaksi yang melibatkan aset lancar atau aktiva lancar seperti kas, akun persediaan, perlengkapan, dan informasi. Pembebanan biaya dapat dilakukan dengan melakukan penyesuaian antara aktiva dan ekuitas. Pembebanan biaya ini dilakukan dengan membebankan aktiva ke akun biya dan mengurangi jumlah ekuitas dengan jumlah yang sama, ini akan menyebabkan keseimbangan antara jumlah aktiva dan ekuitas sehingga tidak akan diketahui secara cepat kecurangan yang dilakukan.

            Melakukan tindakan penggelapan (lapping), yaitu dilakukan dengan melakukan pengambilan uang secara sedikit demi sedikit. Tindakan ini dilakukan dengan menggunakan cek pelanggan, ketika pelanggan ke 1 membayar utangnya menggunakan cek, si pelaku tidak melakukan pengurangan utangnya atau tidak mengkredit akun utang. Lalu si pelaku menutupi tindakannya tersebut dengan cek pelanggan ke 2 sesuai dengan jumlah yang digelapkan oleh si pelaku pada transaksi pembayaran utang pertama.

            Melakukan tindakan fraud transaksi, tindakan ini dilakukan oleh pelaku dengan memanfaatkan kegiatan transaksi yang ada. Tindakan fraud transaksi ini dapat dilakukan dengan melakukan perubahan, penghapusan, pengurangan maupun penambahan transaksi yang tidak sesuai dengan realita untuk dapat mengeluarkan aktiva perusahaan yang nantinya aktiva tersebut didapatkan oleh pelaku.

            Melakukan tindakan skema fraud komputer, tindakan kecurangan ini dilakukan dengan media elektronik yaitu komputer. Dengan skema fraud ini pelaku penyalahgunaan aktiva dapat melakukan pengubahan data atau file yang telah direkam oleh komputer. Kemudian juga dapat mengubah perhitungan paten yang sudah di program dalam komputer sehingga menguntungkan pelaku. Belum lagi tindakan dalam mencuri informasi-informasi yang rahasia di dalam perusahaan.

     2.      KOMPONEN PENGENDALIAN INTERNAL DAN PENGERTIAN COSO

Pengendalian internal terdiri dari 5 komponen yaitu lingkungan kontrol, penilaian resiko, informasi dan komunikasi, pengawasan, dan kegiatan kontrol.

      a)     Lingkungan Kontrol (Control Environment)

Jadi dalam pengendalian internal harus mempunyai lingkungan kontrol atau pengendalian lingkungan yang jelas demi berjalannya suatu perusahaan atau organisasi dengan benar dan tepat. Lingkungan kontrol ini akan menjadi pondasi berdirinya sebuah perusahaan atau organisasi, pondasi dari keempat komponen pengendalian internal yang lain. Jika tidak ada atau lingkungan kontrol tidak berjalan, maka komponen yang lain pun tidak akan terlaksana dengan baik. Dalam suatu lingkungan kontrol perusahaan atau  organisasi harus memiliki beberapa hal seperti struktur organisasi, gaya operasi, kebijakan , gaya otoritas dan tanggung jawab, metode manajamen dan sebagainya. Beberapa hal ini perlu ada dalam suatu perusahaan atau organisasi dalam menjalankan lingkungan kontrol.

     b)     Penilaian Resiko (Risk Assessment)

Penilaian Resiko dalam suatu perusahan itu perlu yang ditujukan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengatur resiko-resiko yang mungkin dapat terjadi di masa depan dari kebijakan suatu perusahaan. Penilaian resiko ini penting untuk menentukan bagaimana pihak perusahaan dapat mengelola resiko yang mungkin akan terjadi.

     c)      Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Dalam pengendalian internal informasi dan komunikasi perlu ada di dalamnya. Karena dengan adanya informasi kita dapat mengetahui berasal dari mana saja setiap transaksi di dalam organisasi dan perusahaan. Kita dapat mengidentifikasi , menganalisis dan mencatat informasi tersebut untuk mengetahui berapa aktiva dan kewajiban yang perusahaan miliki. Nah dalam bertukar informasi ini tetntunya diperlukan komunikasi untung mendukung pertukaran informasi yang ada. Informasi ini nantinya akan sangat berpengaruh terhadap tindakan dan keputusan manajamen perusahaan dalam menjalankan kegiatannya atau operasi perusahaan/organisasi untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan tepat.

    d)     Pengawasan (Monitoring Activities)

Pengawasan ini perlu dilakukan untuk menilai suatu pengendalian internal yang diterapkan dalam perusahaan atau organisasi sudah berfungsi dengan benar atau belum. Pengawasan merupakan penilaian kualitas pengendalian internal dan bagaimana kegiatan operasi pengendalian internal terjadi. Dengan adanya pengawasan pihak auditor internal dapat melakukan uji atau melakukan penilaian terhadap pengendalian internal, yang kemudian akan mengkomunikasikan hasil dari uji tersebut dalam kelemahan dan kekuatan pengendalian. Nah dengan adanya penilaian ini kita dapat menentukan apakah pengendalian sudah berjalan dengan baik atau belum dan apakah memerlukan perbaikan pengendalia atau tidak. Pengawasan dapat digunakan dengan berbagai cara, salah satunya adalah dengan menggunakan atau memanfaatkan informasi laporan manajemen yang ada secara bijaksana. Dengan adanya laporan manajemen yang teapt waktu dapat memudahkan pihak penjualan, pembelian, produksi dan pengeluaran kas untuk mengawasi dan mengendalikan kegiatan operasi mereka.

     e)     Kegiatan Kontrol/Pengendalian (Control Activities)

Komponen yang terakhir ini merupakan tindakan penerapan kebijakan dan prosedur komponen yang akan memastikan apakah tindakan yang dilalukan pihak manajemen itu sudah benar atau belum dalam menghadapi resiko organisasi yang telah diperkirakan. Kegiatan kontrol ini dibagi menjadi 2 yaitu kontrol komputer dan kontrol fisik. Kontrol komputer, kontrol komputer ini secara khusus berkaitan dengan lingkungan teknologi informasi(TI) dan auditing TI. Kontrol komputer dibagi menjadi dua bagian yaitu kontrol aplikasi dan kontrol umum. Sementara untuk kontrol fisik merupakan kegiatan kontrol yang berhubungan dengan sistem akuntansi tradisional yang menerapkan prosedur secara manual. Kegitan kontrol fisik ini dilakukan dengan melakukan otorisasi transaksi, pemisahan tugas, supervisi, pencatatan akuntansi, kontrok akses, dan verifikasi independen.

PENGERTIAN COSO

COSO atau The Committe of Sponsoring Organization of  Treadway Commission merupakan suatu cara yang dikeluarkan oleh sektor swasta dalam pemeberantasan fraud dan korupsi yang terjadi. COSO dibentuk pada tahun 1985, dengan tujuan untuk mengidentifikasi apa sajakah yang menjadi faktor penyebab terjadinya penggelapan laporan keuangan dan membuat solusi agar penggelapan keuangan dapat dicegah dengan solusi pengendalian internal dan menjelaskan bagaimana cara mencegah tindakan fraud. COSO dibentuk oleh inisiatif yang berasal dari 5 lembaga akuntansi profesional yaitu American Accounting Associaton (AAA), American Institute of Certified Public Accountant (AICPA), Financial Executive International (FEI), The Association of Accountant and Financial Professionals in Business (IMA), dan The Institute of Internal Auditor (IIA). Kelima orgnaisasi ini saling bekerja sama dan mendanai COSO dalam menjalankan tugasnya.

      3.    KONTROL UMUM DAN APLIKASI KONTROL DI DALAM DUNIA TEKNOLOGI INFORMASI (TI)

1)                Pengendalian Umum (General Control)

Merupakan pengendalian yang bertujuan untuk melakukan kontrol secara menyeluruh tentang entitas. Yaitu dengan lebih menjamin integritas data yang terdapat di dalam sistem komputer dan sekaligus meyakinkan integritas program atau aplikasi yang digunakan untuk melakukan pemrosesan data. Pengendalian umum dapat dilakukan dengan pengendalian fisik maupun logika, pengendalian fisik dapat dilakukan dengan terhadap aset-aset fisik perusahaan. Sementara pengendalian logika dilakukan terhadap sistem informasi manajemen misalnya sistem operasi. Ada beberapa pengggolongan pengendalian umum, yang pertama yaitu pengendalian organisasi dan otorisasi, pengendalian ini diterapkan dengan menerapkan pemisahan tugas dan tanggung jawab antara pengguna sistem operasi dan pihak administrator operasi, dan juga kedua pihak ini harus memiliki otorisasi dalam melaksanakan tugasnya, ini dilakukan untuk menghindari adanya tindakan kecurangan.Yang kedua adalah pengendalian  operasi, dalam sistem operasi perlu pengendalian operasi untuk memastikan apakah sistem operasi dapat berjalan dengan baik atau tidak ini termasuk pengendalian logika. Kemudian yang ketiga adalah pengendalian perubahan, misalkan dalam sebuah sistem informasi yang dibantu oleh teknologi informasi komputer menggunakan versi aplikasi software yang berbeda-beda maka perlu dilakukan perubahan-perubahan tertentu di dalam sistem operasi tersebut.

2)                Pengendalian Aplikasi (Application Control)

Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang bertujuan untuk memastikan bahwa kegiatan proses data dalam suatu perusahaan berjalan lancar, misalnya memastikan input data yang dilakukan benar, memastikan proses dalam mengolah data tersebut sudah tepat dan benar, serta memastikan bahwa output yang dihasilkan oleh pengolahan data tadi tepat dan akurat. Pengendalian aplikasi dibagi menjadi 3 kategori yaitu pengendalian masukan, pengendalian proses pengoalahan data dan pengendalian keluaran data. Pengendalian masukan (input controls), dalam memasukkan data ke sebuah sistem kita harus cermat dan teliti karena apabila melakukan kesalahan maka akan mempengaruhi output yang dikeluarkan sehingga output yang dihasilkan mengandung informasi yang tidak tepat. Misalkan karyawan menginput jumlah data persediaan yang dibeli dalam sistem pencatatan persediaan menggunakan komputer, nantinya data tersebut diolah oleh sistem tersebut dan menghasilkan output berupa informasi yang salah. Kemudian pengendalian proses pengolahan data, pengolahan data ini diharapkan diolah secara benar dan tidak terjadi kendala berupa error dalam proses pengolahannya. Misalnya mengolah data dengan menggunakan sistem yang salah, atau menggunakan rumus perhitungan yang salah. Ketiga adalah pengendalian keluaran, pengendalian ini ditujukan untuk mendeteksi keluaran berupa informasi yang belum akurat atau yang tidak tepat. Sehingga jika ada kesalahan output maka pemrosesan data tersebut dapat diperbaiki lagi.

Sumber :

www.id.wikipedia.org

www.coso.org

Hall, James A. Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit Salemba Empat.2001.

SISTEM PELAPORAN KEUANGAN DAN SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN

SISTEM PELAPORAN KEUANGAN DAN SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN

Mungkin Pelaporan Keuangan sudah tak asing lagi dipelajari,karena sebelumnya  Pelaporan ini sudah dipelajari dalam mata kuliah Akuntansi Manajemen Menengah.Namun pada mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi, Pelaporan Keuangan juga menjadi sistem bagi suatu perusahaan atau organisasi. Sekarang saya akan mencoba menjelaskan Sistem Pelaporan Keuangan dan Sistem Pelaporan Manajemen secara garis besar. Semoga tulisan saya dapat bermanfaat J.

1.       Sistem Pelaporan Keuangan

Tujuan dari Pelaporan Keuangan adalah untuk menyajikan informasi keuangan mengenai entitas pelaporan yang bermanfaat untuk investor potensial maupun investor yang sekarang, peminjam, serta kreditur dalam membuat keputusan mengenai sumber daya yang diberikan kepada entitas. Dengan adanya Sistem Pelaporan Keuangan akan membantu tujuan dari Pelaporan Keuangan lebih mudah dalam mencapai tujuannya. Karena dengan menggunakan sistem, sistem ini akan mengolah data informasi keuangan tertentu untuk menjadi output yang berguna bagi pihak-pihak eksternal terkait. Sistem Pelaporan Keuangan ini akan mengolah data yang ada yaitu transaksi-transaksi yang terjadi dalam sebuah perusahaan atau organisasi, kemudian melakukan penjurnalan, memasukkan data tersebut kedalam buku besar pembantu dan umum, membuat neraca sebelum penyesuaian dengan data yang di dapat, lalu baru melakukan junal penyesuaian, menjurnal dan membuat ayat jurnal penyesuaian, membuat neraca yang sudah disesuaikan, kemudian menyiapkan laporan keuangan, menjurnal dan membuat jurnal penutup, tahap terakhir dengan membuat neraca setelah penutupan. Tahap-tahap tadi merupakan proses pengolahan data untuk menghasilkan sebuah output dari pelaporan keuangan, output dari pelaporan keuangan  laporan keuangan, seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Selain itu juga Sistem Pelaporan Keuangan menghasilkan laporan analisis keuangan, laporan keuangan komparatif, pengembalian pajak, dan laporan khusus untuk badan penetap undang-undang.  Dan perlu diingat bahwa dalam  informasi pelaporan keuangan itu , informasinya harus dapat dipahami secara umum, jelas, dan dapat diterima oleh pihak-pihak yang memakai informasi tersebut.

Tentunya dalam melakukan proses pengolahan data, Sistem Pelaporan Keuangan memiliki syarat-syarat tertentu agar menghasilkan output atau informasi yang tepat, benar, dan tidak menyesatkan para pemakai informasi. Maka untuk menghasilkan informasi yang tepat, benar, dan tidak menyesatkan. Harus diadakan kontrol-kontrol tertentu dalam proses Sistem Pelaporan Keuangan, kontrol tersebut diantaranya yaitu yang pertama dengan melakukan otorisasi dari setiap transaksi yang akan di posting jurnal dan buku besar. Transaksi tersebut harus dipastikan apakah sudah pasti dan benar bahwa transaksi tersebut sudah mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang yaitu manajer. Jika sudah mendapat otorisasi maka transaksi tersebut layak untuk dilanjutkan ke proses selanjutnya. Kemudian yang kedua dengan adanya pemisahan tugas, dalam proses sistem pelaporan keuangan pemisahan tugas itu penting adanya untuk mencegah kecurangan-kecurangan timbul dalam perusahaan. Yang ketiga dengan kontrol akses,akses terdapat 2 macam yaitu langsung dan tidak langsung. Dengan adanya kontrol akses langsung akan menimbulkan kekhawatiran, maka dalam akses langsung harus dipastikan dengan betul bahwa karyawan yang melakukan posting ke jurnal adalah orang yang sudah diotorisasi, dan hanya dia saja yang berwenang untuk memposting. Yang keempat mengkontrol sistem pelaporan keuangan dengan catatan akuntansi , dengan adanya catatan akuntansi pihak perusahaan dapat menelusuri secara akurat dari mana transaksi itu berasal hingga akhir, hal ini akan membantu jika sewaktu-waktu di masa mendatang informasi dari suatu transaksi dibutuhkan.

2.       SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN

Dalam suatu perusahaan atau organisasi Sistem Pelaporan Manajemen ini elemen yang sangat penting untuk berlangsungnya kegiatan operasi perusahaan. Dengan menggunakan sistem pelaporan manajemen perusahaan dapat mengolah data dan memprosesnya untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan yaitu untuk membuat perencanaan yang dibuat oleh manajer dan dasar bagi manajer untuk mengambil suatu keputusan yang menyangkut kinerja perusahaan. Dan output yang dihasilkan dari pelaporan manajemen akan membantu para manajer untuk mengawasi dan mengontrol kegiatan operasi perusahaan mereka.

Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi manajemen, diantaranya sebagai berikut :

1)      Proses Pengambilan Keputusan

Tentunya dalam mengambil keputusan tidak dapat dilakukan secara langsung, perlu ada pertimbangan-pertimbangan lain yang dapat menentukan apakah keputusan tersebut layak atau tidak untuk dilaksanakan, pertimbangan ini dilakukan dengan melakukan proses pengambilan keputusan.

Dalam melakukan proses pengambilan keputusan yang dilakukan pertama kali yaitu mengidentifikasi masalah, seorang pengambil keputusan sebelum melakukan pengambilan keputusan harus terlebih dahulu mengidentifikasi masalah secara tuntas, mencari tau apa sebenarnya masalah inti yang terjadi sampai akar penyebab dari masalah tersebut. Agar nantinya masalah ini dapat diselesaikan dengan cara yang benar dan tepat.

Kedua, melakukan evaluasi dari solusi-solusi alternatif yang dibuat. Pengambil keputusan harus mencari beberapa solusi yang mungkin dapat menuntaskan permasalahan yang terjadi. Dengan menimbang dampak positif dan negatif dari masing-masing solusi alternatif yang dimiliki. Dan kemudian memilih solusi yang kira-kira tepat untuk dilakukan dengan dampak yang bisa diatasi, atau memiliki dampak negatif yang lebih sedikit.

Ketiga, mengimplementasikan solusi yang terbaik, dari beberapa solusi alternatif yang di pilih, coba terapkan salah satu solusi yang menurut pengambil keputusan paling tepat. Penerapan atau pengimplementasian solusi ini diharapkan dapat memberikan gambaran akan hasil yang didapatkan dari penerapan solusi, biasanya implementasi ini memakan waktu yang panjang.

Keempat, melakukan pemeriksaan pasca-implementasi, dalam tahap ini pengambil keputusan akan mengetahui apakah keputusan yang dia ambil tepat atau tidak. Apakah keputusan yang diambil mencapai tujuan yang dia harapkan atau dapat menyelesaikan masalah yang terjadi. Dalam tahap ini pengambil keputusan dapat memperoleh pembelajaran yaitu dengan dapat memperbaiki keputusan yang akan mendatang. Sistem Pelaporan Manajemen mempunyai peranan penting dalam tahap ini yaitu dengan mencatat kinerja data, melakukan analisis, dan melaporkan kesuksesan proyek atau keputusan/solusi yang dibuat.

2)      Prinsip-Prinsip Manajemen

Ada beberapa prinsip-prinsip yang mempengaruhi langsung sebuah sistem pelaporan manajemen, diantaranya yaitu pertama formalisasi pekerjaan, artinya yaitu pihak manajemen perusahaan harus membagi pekerjaan ke dalam beberapa bagian dengan adanya batasan tanggung jawab dan posisi yang jelas. Formalisasi pekerjaaan dilakukan agar perusahaan terhindar dari ketergantungan akan kinerja individu tertentu.

Kedua, pertanggungjawaban dan otoritas, maksudnya adalah setiap tugas yang diberikan dari atasan atau manajer kepada bawahannya, bawahan harus memegang penuh tanggungjawabnya akan tugas yang diberikan. Atasan akan memberikan informasi pelaporan keuangan secara lebih sempit dan rinci kepada bawahannya. Dari tanggungjawab yang diberikan atasan kepada bawahan, maka bawahan harus mampu mengambil keputusan atas tugas yang diberikan kepadanya. Atasan juga memberikan otorisasi kepada karyawannya untuk pengambilan keputusan dalam pelaksanaan tugasnya.

Ketiga, jangkauan kontrol, jangkauan kontrol ini menggambarkan jumlah karyawan bawahan dari suatu perushaan. Dengan jangkauan kontrol yang luas, jumlah bawahan lebih banyak dalam suatu manajemen, maka banyak juga yang melapor ke pihak manajemen. Sementara perusahaan yang jangkauan kontrolnya sempit, jumlah bawahannya lebih sedikit dan pihak yang melapor pun juga sedikit. Dengan jangkauan yang lebih luas pegawai yang terlibat dalam pengambilan keputusan lebih bnyak dibanding dengan jangkauan kontrol yang sempit. Biasanya semakin suatu perusahaan bersifat rutin dan terstruktur, maka semakin banyak bawahan yang dapat dikontrol manajer.

Keempat, manajemen dengan pengecualian, prinsip ini menunjukkan bahwa seharusnya pihak manajemen hanya memperhatikan hal-hal yang yang berpotensi bermasalah saja.

3)      Fungsi, Level, Dan Jenis Keputusan Manajemen

Dalam keputusan manajemen terdapat 2 fungsi , yaitu fungsi perencanaan dan fungsi kontrol. Fungsi perencaaan berkaitan dengan pengambilan keputusan-keputusan yang terjadi dalam kegiatan operasi suatu perusahaan. Sementara fungsi kontrol berkaitan dengan melakukan pemastian atas aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam perusahaan apakah berjalan sesuai dengan rencana atau tidak. Terdapat 3 macam keputusan perencanaan manajemen yaitu :

Pertama, Keputusan Perencanaan Strategis, keputusan perencanaan strategis dilakukan oleh manajer tingkat atas. Tugasnya yaitu menetapkan tujuan perusahaan, menentukan bagaimana struktur organisasi yang diterapkan, dan menetapkan filosofi manajemen, serta menentukan ruang lingkup bisnis. Keputusan perencanaan strategis mempunyai waktu jangka panjang , mungkin selama 3 sampai 5 tahun.

Kedua, Keputusan Perencanaan Taktis, yang terlibat dalam keputusan perencanaan taktis ini yaitu manajer tingkat menengah. Keputusan perencanaan ini mengenai rencana-rencana skala kecil (diatas 1 atau 2 tahun), jangka waktunya pendek dan keputusan ini harus konsisten dengan tujuan awal atau konsisten terhadap rencana strategis. Keputusan ini lebih spesifik, berulang, hasilnya pun lebih pasti, namun kurang berpengaruh terhadap perusahaan dibandingkan dengan keputusan strategis.

Ketiga, Keputusan Kontrol Manajemen, keputusan ini merupakan kegiatan memotivasi para manajaer di semua wilayah fungsional dalam menggunakan sumber daya, bahan baku, aktiva dan lain-lain. Jadi para atasan harus melakukan motivasi kepada bawahannya agar ada tindakan perbaikan diri dari bawahannya agar kinerja menjadi optimal, misalnya dengan memberi penghargaan bagi karyawan yang berprestasi atau melampaui harapan.

Keempat, Keputusan Kontrol Operasional, perencanaan ini akan menentukan metode-metode yang akan digunakan dalam waktu dekat(tahun depan) untuk mencapai rencana-rencana taktis. Dengan kontrol ini kita akan mengetahui apakah perusahaan beroperasi sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan atau tidak. Keputusan ini lebih sempit dan lebih fokus dibanding dengan keputusan yang lain, karena keputusan ini fokus terhadap operasi rutin.

4)      Struktur Masalah

Struktur masalah menggambarkan kemampuan pengambilan keputusan dalam memahami masalah yang dihadapinya, struktur masalah memiliki 3 elemen yaitu data, prosedur dan tujuan. a). Data , data merupakan nilai yang digunakan untuk mewakili faktor-faktor yang relevan dengan masalah yang terjadi. b). Prosedur, prosedur merupakan urutan langkah-langkah atau peraturan keputusan yang digunakan untuk memecahkan masalah. c). Tujuan, tujuan merupakan hasil atau prestasi atau harapan yang ingin dicapai pengambil keputusan dengan memecahkan masalah. Jika ketiga elemen ini dapat diketahui dengan pasti maka masalah tersebut dapat distrukturkan.

5)      Jenis-Jenis Laporan Manajemen

Laporan manajemen tidak hanya berbentuk tertulis atau fisik saja namun dapat berupa imaji elektronik dalam komputer yang berisi informasi verbal, numerik, atau grafis dan lain-lain. Laporan manajemen di bagi menjadi 2 kelas besar yaitu laporan yang diprogram dan laporan khusus.

Laporan yang diprogram merupakan laporan yang dapat memberikan informasi yang digunakan untuk memecahkan masalah. Ada 2 jenis laporan dalam laporan yang diprogram yaitu laporan menurut permintaan dan laporan jadwal. Laporan menurut permintaan merupakan laporan yang digerakkan oleh peristiwa, contohnya laporan pengeluaran persediaan, skedul produksi, dan laporan kebutuhan bahan baku. Sedangkan laporan menurut jadwal adalah laporan yang ditetapkan menurut kerangka waktu, waktu ini bisa harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Contoh dari laporan menurut jadwal adalah anggaran keuangan, laporan arus kas proyeksi, laporan pusat laba, laporan distribusi tenaga kerja dam laporan penggunaan peralatan. Suatu laporan tentunya haruslah bersifat efektif, agar suatu laporan dapat dikatakan efektif maka harus memenuhi beberapa atribut yaitu harus relevan, ringkas, orientasi pengecualian, akurasi, kelengkapan, tepat waktu, dan padat. Laporan khusus (Ad Hoc Reporting) merupakan laporan yang diproduksi secara cepat dengan menggunakan terminal atau komputer mikro. Laporan in ditujukan untuk menyebarkan laporan yang tersedia secara lebih luas dan cepat.

6)      Akuntansi Pertanggungjawaban

Tentunya dalam bekerja dimanapun pasti harus ada pertanggungjawaban dari tindakan yang dilakukan. Begitu juga sistem pelaporan manajemen juga membutuhkan tanggung jawab, artinya setiap peristiwa ekonomi yang terjadi di dalam perusahaan harus dapat dipertanggungjawabkan dan dapat diakui oleh manajer. Tentunya dengan adanya pertanggungjawaban dari bawahan kepada atasan atau manajer akan terjadi arus balik informasi antara keduanya, yaitu sistem pertanggungjawaban mengalir ke atas dan ke bawah melalui saluran informasi,

Nah kedua arus ini memiliki 2 tahapan akuntansi pertanggungjawaban, yaitu 1). Penetapan tujuan keuangan(proses anggaran), dengan adanya proses anggaran akan membantu mencapai tujuan keuangan. Dengan adanya anggaran sebuah perusahaan memiliki patokan atau pengukuran terhadap anggaran yang di sediakan dan realisasinya sehingga perusahaan dapat menilai suatu kinerja perusahaan dari anggaran yang ditetapkan. dan 2). Melaporkan dan mengukur kinerja aktual, biasanya melaporkan dan mengukur kinerja aktual dilakukan di setiap segmen operasional dalam perusahaan. Laporan ini bentuknya atau isinya akan semakin ringkas, jelas, dan padat saat di suguhkan kepada tingkatan manajemen yang tertinggi atau top manajemen.

7)      Pertimbangan Perilaku

Tentunya dalam suatu peruhaan haruslah memiliki tujuan yang sama atau keserasian tujuan. Keserasian tujuan merupakan salah satu pertimbangan perilaku yang penting, selain itu ada 2 hal pertimbangan perilaku lainnya yaitu informasi yang berlebihan dan ukuran kinerja yang tidak tepat. Keserasian tujuan akan diperoleh jika prinsip-prinsip manajemen yang sebelumnya di bahas dalam suatu organisasi dapat terlaksana semua. Keserasian tujuan dapat dipertahankan apabila sistem pelaporan manajemennya tersusun secara rapi, apabila sistem pelapora manajemen dalam kondisi buruk tentunya akan menimbulkan hal-hal yang bertentangan dengan tujuan suatu perusahaan atau organisasi.

Dengan informasi yang berlebihan dapat berakibat fatal bagi suatu perushaan. Karena dengan informasi yang berlebihan ini biasanya terdapat informasi yang tidak perlu disampaikan dan informasi tersebut kurang ringkas, sehingga dapat mempengaruhi pengambil keputusan untuk menetapkan keputusan yang tepat. Jika informasi yang diberikan itu berlebihan dapat menyebabkan informasi formal tidak diperhatikan justru diacuhkan, akibatnya akan terjadi pendugaan atau prasangka yang dapat merusak keputusan yang dibuat dan membuat keputusan tersebut menimbulkan resiko yang tinggi, dan disfungsional.

Ukuran kinerja yang tidak tepat, suatu perusahaan yang mempunyai masalah ukuran kinerja yang tidak tepat tidak dapat memenuhi tujuan suatu laporan, laporan tersebut tidak tepat untuk menjadi acuan dalam memantau atau mengkontrol kegiatan dari suatu perusahaan. Laporan dibuat untuk mendorong tindakan di dalam perusahaan agar tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai. Jika laporan dibuat dengan ukuran kinerja yang tidak tepat, maka laporan tersebut tidak optimal dalam memuat informasi atau tidak relevan.

Sumber:

Saya mengutip materi tersebut dari buku Sistem Informasi Akuntansi yang ditulis oleh James A Hall.Namun saya mencoba menjelaskan dengan kata kata saya.Mohon maklum jika ada salah kata atau kurang pemahaman.Trimakasih.

alir data (DFD) Dan sistem flowchart dari sikus gaji

Diagram Alir Data Sistem (DFD) dan Flowchart dari Sikus Pengeluaran Kas

Sistem Informasi Akuntansi

Accounting Information Systems atau  Sistem Informasi Akuntansimerupakan beberapa rangkaian yang terdiri  dari formulir,cacatan,termasuk menggunakan teknologi modem yaitu komputer yang dibantu dengan manusia/tenaga pelaksananya untuk mengolah data-data keuangan yang ada menjadi informasi yang berguna bagi pihak yang membutuhkan/pihak manajemen. Hubunganya dengan akuntansi,Accounting Information Systems dapat menguji ketelitian dan kebenaran perhitungan akuntansi yang sebelumnya diperoleh dari catatan maupun formulir yang telah di input kemudian di olah.Dengan adanya Accounting Information Systems kesalahan perhitungan maupun kecurangan - kecurangan perhitungan akuntansi akan terminimalisir,hal ini akan mengamankan harta kekayaan milik perusahaan atau suatu organisasi. Accounting Information Systems akan menghasilkan (output) berupa informasi keuangan yang dapat berupa laporan keuangan yang berguna untuk pengambilan keputusan yang tepat bagi perusahaan / organisasi.